Faktura z KSeF jest poprawna. To nie znaczy, że da się ją przypisać.
KSeF sprawdza, czy faktura jest zgodna ze schematem. Nie sprawdza, czy niesie informację, której potrzebujesz, żeby ją przypisać. To dwie różne rzeczy i różnicę widać dopiero przy księgowaniu.
Od kwietnia wysyłam faktury sprzedaży do KSeF w firmie, w której pilnuję systemów. Przez pierwsze tygodnie liczyłem, że najtrudniejsze będzie uruchomienie. Tokeny, certyfikat, uprawnienia, testy na środowisku demonstracyjnym.
To była najłatwiejsza część.
Trudne zaczęło się wtedy, gdy faktury już szły i wszystkie były poprawne.
Poprawna to nie to samo co kompletna
KSeF sprawdza jedno: czy plik zgadza się ze schematem. Czy pola obowiązkowe są wypełnione, czy typy się zgadzają, czy struktura jest taka, jaka ma być.
Nie sprawdza, czy w tej fakturze jest informacja, której ktoś po drugiej stronie potrzebuje.
Bo obok pól obowiązkowych schemat ma pola fakultatywne. Numer zamówienia klienta, dodatkowy opis, oznaczenie działu. Formalnie wolno je zostawić puste. Faktura przejdzie walidację, dostanie numer i będzie żyła w systemie jak każda inna.
Tylko że po drugiej stronie ktoś ma teraz dokument, którego nie ma do czego przypiąć.
Jak to wyglądało u mnie
Zanim ruszyliśmy z wysyłką, obszedłem odbiorców i zapytałem każdego z osobna, czego potrzebuje w fakturze poza obowiązkowym minimum.
Odpowiedzi były różne. Jeden potrzebował numeru zamówienia w konkretnym polu. Drugi przysłał dwustronicowy dokument z własnymi wymaganiami. Trzeci nie miał żadnych, bo dopasowuje po kwocie i dacie.
Nie było jednego standardu. Był standard schematu i osobna umowa z każdym odbiorcą o tym, co w tym schemacie wypełnić.
To jest ta część, o której nie mówi się przy okazji terminów i obowiązków. Wdrożenie KSeF to nie było przełączenie przełącznika. To było kilkanaście rozmów o tym, co ma się znaleźć w polu, którego nikt nie musi wypełniać.
Trzeci uczestnik faktury
Jest jeszcze druga warstwa i przy niej większość ludzi się zatrzymuje.
Faktura w KSeF może mieć trzeciego uczestnika, obok sprzedawcy i nabywcy. Kogoś, kto jest odbiorcą, ale nie jest podatnikiem. Kogoś, kto płaci, choć nie kupuje. Jednostkę podrzędną, która dostaje towar, podczas gdy podatnikiem jest jednostka nadrzędna.
Każdy taki przypadek ma w schemacie swój kod roli. Faktor, odbiorca, wystawca w cudzym imieniu, dokonujący płatności, jednostka samorządowa po stronie wystawcy, jednostka samorządowa po stronie odbiorcy, członek grupy VAT.
Trafiłem na to przy sprzedaży do jednostki samorządowej, gdzie towar szedł do oddziału terenowego, a podatnikiem był urząd nadrzędny. Sam dokument wyglądał zwyczajnie. Rozstrzygnięcie polegało na tym, żeby wskazać właściwą rolę, a potem znaleźć w systemie dwa pola, które ją wyzwalają.
Dwa zaznaczenia. Reszta zrobiła się sama.
Zajęło mi to więcej czasu niż uruchomienie całej wysyłki.
Co z tego wynika dla kogoś, kto te faktury odbiera
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, dostajesz te dokumenty z drugiej strony. I zobaczysz dokładnie to, co nadawca wypełnił, ani jednego pola więcej.
Kiedy faktura nie chce się z niczym zgodzić, są trzy możliwości, a tylko jedna z nich to błąd.
Pierwsza: pole, którego potrzebujesz, jest w schemacie, ale nadawca go nie wypełnił, bo nie musiał. Wtedy to nie jest usterka systemu, tylko brak uzgodnienia między dwiema firmami.
Druga: pole jest wypełnione, ale nie tam, gdzie szukasz. Numer zamówienia potrafi wylądować w trzech różnych miejscach schematu i każde z nich jest dopuszczalne.
Trzecia: na fakturze jest trzeci uczestnik z rolą, o której nie wiedziałaś, i dlatego nabywca nie zgadza się z tym, kto faktycznie odebrał towar.
Żadnej z tych trzech nie widać po tym, że faktura przeszła walidację. Wszystkie trzy wyglądają identycznie: dokument jest, jest poprawny, i nie pasuje.
Czego się z tego nauczyłem
Miałem w głowie, że wdrożenie formatu to zadanie techniczne. Ustawić, przetestować, odhaczyć.
Techniczna była jedna trzecia. Reszta to było ustalanie z ludźmi, co ma trafić w miejsca, których nikt nie musi wypełniać, i rozstrzyganie, kto właściwie jest kim na dokumencie.
Nadal łapię się na tym, że najpierw sprawdzam konfigurację, a dopiero potem pytam, czego druga strona potrzebuje. Kolejność powinna być odwrotna.
A u Ciebie faktury z KSeF wpadają gładko, czy zdarza się, że dokument jest poprawny i mimo to nie ma do czego pasować?
// przeczytaj też
Czternaście dni biegnie, nawet jeśli nikt nie zajrzał do skrzynki
Pismo w e-Doręczeniach uznaje się za doręczone po czternastu dniach niezależnie od tego, czy ktoś je otworzył. Rozwiązanie nie wymagało napisania ani jednej linijki kodu. Wymagało ustalenia, kto ma uprawnienia.
Magazyn z księgą uzgadnia się raz w roku. Wtedy jest już za późno.
Różnica między ewidencją magazynową a księgą rośnie przez dwanaście miesięcy, a szuka się jej dopiero na dzień bilansowy. Wtedy nikt już nie pamięta, skąd się wzięła, i trzeba ją odtwarzać wstecz.
Plik do importu nie chciał wejść. Zabrakło pustej kolumny na końcu.
Dwanaście działów, dwanaście układów tego samego arkusza, jedno wąskie gardło co miesiąc. Najwięcej czasu zjadło nie liczenie, tylko odtworzenie formatu pliku, którego nikt nigdzie nie opisał.