Magazyn z księgą uzgadnia się raz w roku. Wtedy jest już za późno.
Różnica między ewidencją magazynową a księgą rośnie przez dwanaście miesięcy, a szuka się jej dopiero na dzień bilansowy. Wtedy nikt już nie pamięta, skąd się wzięła, i trzeba ją odtwarzać wstecz.
Zapasy w bilansie nie zgadzały się z raportem wiekowania magazynu. Różnica nie była wielka, ale była, i trzeba było wyjaśnić, skąd się wzięła.
Pierwsza rzecz, którą sprawdziłem, to nie były liczby. Sprawdziłem, kiedy ostatnio ktoś to porównywał.
Odpowiedź brzmiała: przy inwentaryzacji. Czyli rok temu.
Na tym polega cały problem
Ewidencja magazynowa i księga to dwa osobne zapisy tego samego. Przez dwanaście miesięcy każdy z nich żyje własnym życiem i nikt ich ze sobą nie zestawia, bo nie ma po co. Wszystko działa.
Różnice powstają po drodze, po jednej, po dwie, przy zwykłych zdarzeniach. Storno i odtworzenie dokumentu. Korekta przyjęcia wystawiona w innym miesiącu niż samo przyjęcie. Dokument zaksięgowany na przełomie okresów.
Każda z nich osobno jest drobna i wyjaśnialna w tygodniu, w którym powstała.
Rok później nie ma już czego wyjaśniać. Jest tylko różnica na dzień bilansowy i pytanie, z czego się składa.
Jak się to odtwarza wstecz
Nie da się iść od różnicy do przyczyny. Trzeba iść od dwóch stron naraz i spotkać się w środku.
Zrobiłem to tak. Najpierw rozłożyłem różnicę typ po typie: osobno materiały, osobno towary, osobno wyroby gotowe. Ogólna kwota nie mówi nic. Kwota przy konkretnym typie zapasu już zawęża pole.
Potem zestawiłem dwa niezależne źródła: podsumowanie z ewidencji magazynowej i sumę zapisów po stronie księgowej. Dwa źródła, nie jedno, bo jeśli zgadzają się co do grosza, to znaczy, że rozumiem oba, a nie że jedno przepisałem.
Dopiero na końcu, mając zawężony typ i kwotę, dało się znaleźć konkretne dokumenty, które tę różnicę tworzą.
Trzy poziomy: typ zapasu, mechanizm, dokument. W tej kolejności. Odwrotnie się nie da, bo dokumentów są setki.
Czego się przy tym nauczyłem
Miałem odruch, żeby zacząć od szukania „błędu”. Poszukać, co ktoś zrobił źle.
Nie było błędu. Wszystkie różnice powstały zgodnie z zasadami — storno jest legalne, korekta w innym miesiącu jest legalna, przełom okresu jest normalny. Nikt niczego nie zawalił.
Różnica nie była skutkiem pomyłki, tylko skutkiem tego, że nikt jej nie oglądał przez rok.
To zmienia wnioski. Nie ma czego naprawiać w ludziach ani w procedurze księgowania. Jest co zmienić w częstotliwości patrzenia.
Co bym zrobił, gdyby to była moja księga
Nie raz w roku, tylko raz w miesiącu. I nie pełne uzgodnienie, bo na to nikt nie ma czasu przy zamknięciu.
Wystarczy jedna liczba na typ zapasu: ile pokazuje magazyn, ile pokazuje księga, jaka jest różnica. Pięć minut, jeśli obie strony da się wyciągnąć jednym zapytaniem.
Wartość nie polega na tym, że różnica jest zero. Ona rzadko będzie zerem. Polega na tym, że kiedy urośnie, widać to w miesiącu, w którym urosła, a nie jedenaście miesięcy później.
W tym momencie wyjaśnienie zajmuje kwadrans, bo wszyscy jeszcze pamiętają, co się wtedy działo.
Dla kogo to jest
Jeśli prowadzisz księgi firmy, która ma magazyn, ten rozjazd czeka na Ciebie przy każdym zamknięciu roku.
Możesz go szukać w marcu albo oglądać co miesiąc przez pięć minut. Robota jest ta sama, tylko rozłożona inaczej i wykonywana wtedy, kiedy da się jeszcze coś z niej zrozumieć.
Nadal łapię się na tym, że przy rozjeździe najpierw szukam winnego zapisu, zamiast zapytać, kiedy ostatnio ktoś w ogóle porównywał obie strony.
A u Ciebie magazyn z księgą zestawia się w ciągu roku, czy dopiero przy inwentaryzacji?
// przeczytaj też
Faktura z KSeF jest poprawna. To nie znaczy, że da się ją przypisać.
KSeF sprawdza, czy faktura jest zgodna ze schematem. Nie sprawdza, czy niesie informację, której potrzebujesz, żeby ją przypisać. To dwie różne rzeczy i różnicę widać dopiero przy księgowaniu.
Czternaście dni biegnie, nawet jeśli nikt nie zajrzał do skrzynki
Pismo w e-Doręczeniach uznaje się za doręczone po czternastu dniach niezależnie od tego, czy ktoś je otworzył. Rozwiązanie nie wymagało napisania ani jednej linijki kodu. Wymagało ustalenia, kto ma uprawnienia.
Plik do importu nie chciał wejść. Zabrakło pustej kolumny na końcu.
Dwanaście działów, dwanaście układów tego samego arkusza, jedno wąskie gardło co miesiąc. Najwięcej czasu zjadło nie liczenie, tylko odtworzenie formatu pliku, którego nikt nigdzie nie opisał.