Podejmowanie decyzji w firmie. Sufit, w który uderzasz codziennie

W poniedziałek rano handlowiec prosi aby przyspieszyć zamówienie dla klienta, który “może dać większy kontrakt”. Kierownik produkcji dzwoni w trakcie i mówi, że maszyna jest zajęta do czwartku. Księgowa pyta czy potwierdzasz zakup nowej formy, bo stara się zużywa. Logistyk informuje, że dostawca spóźni się z materiałem.

Cztery sprawy. Cztery decyzje. Każda ma wpływ na pozostałe.

Przyspieszysz to zamówienie? To opóźnisz inne. Kupisz formę? To wydasz kasę, która miała iść na coś innego. Będziesz czekać na dostawcę? To produkcja stanie.

Siadasz, myślisz, decydujesz. Jakoś. Bo tak zawsze decydujesz. Lata doświadczenia, intuicja i znajomość firmy.

Tu już pojawia się problem, o którym nikt Ci nie powie.

Twój mózg ogarnia 4 do 7 zmiennych naraz

Badania kognitywne mówią wprost. Pamięć robocza, ta część mózgu, która żongluje informacjami w czasie rzeczywistym, mieści 4 do 7 elementów jednocześnie. Nie 20. Nie 50. Od czterech do siedmiu.

A Twoje decyzje często mają po dwadzieścia zmiennych.

Weźmy tę formę. Kupić czy nie? To nie jest proste pytanie. Żeby odpowiedzieć uczciwie, musisz rozważyć: ile zostało budżetu na ten kwartał, jakie zlecenia wchodzą w następnym miesiącu, czy stara forma wytrzyma, ile kosztuje przestój gdy pęknie, co mówi cashflow, jaki jest lead time na nową, czy dostawca ma na stanie, co z innymi inwestycjami w kolejce.

To jest 8 zmiennych. Dla tej jednej decyzji. A ile masz takich w ciągu dnia?

Nie ogarniasz tego wszystkiego naraz. I prawda jest taka, że nikt nie ogarnia. To nie jest kwestia inteligencji. To jest kwestia pojemności. Twój mózg ma sufit i codziennie w niego uderzasz.

Ciekawostka. Szachiści rozwiązują ten sam problem. Najlepsi gracze nie analizują więcej pozycji niż amatorzy. Analizują INNE. Wiedzą na co patrzeć, bo mają system który mówi im co jest ważne. Ty takiego systemu do swoich decyzji nie masz.

Co się dzieje gdy uderzasz w sufit?

Upraszczasz. Musisz. Mózg robi to automatycznie. Zawężasz swoją uwagę do maks 4 zmiennych a resztę ignorujesz. Idziesz na przeczucie lub stawiasz na tzw. “bezpieczne rozwiązanie”, bo nie masz czasu sprawdzić tego “ryzykownego”.

I przez to:

Przyspieszasz zamówienie klienta, który “może da kontrakt”. Może. A może nie. Ale dwóch innych klientów czeka.
Kupujesz formę, bo się boisz przestoju. Ale dwa miesiące później okazuje się, że ten produkt wycofujesz z oferty.
Nie podnosisz cen, bo “klient odejdzie”. A tak naprawdę nie policzyłeś ile Cię kosztuje ten klient.

Żaden z tych wyborów nie wygląda na błąd. Każdy jest racjonalny w ramach 4 zmiennych, które zdołałeś rozważyć. Problem w tym, że było ich jeszcze 16.

”Trudno powiedzieć dlaczego”

Na koniec miesiąca patrzysz na wynik i coś nie gra. Marża niższa niż planowałeś. Kasa się kręci, ale jakoś wolniej.

Pytasz ludzi. Słyszysz: “trudno powiedzieć”, “złożyło się kilka rzeczy”.

Czytałem o właścicielu zakładu, który przez pół roku szukał dlaczego przerób spada. Sprawdzał ceny materiałów, koszty energii, renegocjował umowy z dostawcami. Nic nie pasowało.

Aż ktoś wypisał na tablicy wszystkie decyzje produkcyjne z ostatniego kwartału. Nie wyniki. Decyzje. Kto zdecydował, na podstawie czego, kiedy.

Wyszło że jeden klient, który generował największy przerób, był notorycznie przesuwany na koniec kolejki. Dlaczego? Bo kolor malowania jego produktu sprawiał, że wypadał zawsze jako ostatni. I często się z nim nie wyrabiali.

Nikt tego nie widział. Bo każdy patrzył na swoje 5 zmiennych. Kolor malowania nie był w niczyich 5.

Nikt nie kłamał. Nikt nie widział pełnego obrazu. Bo pełny obraz ma 50 zmiennych, a Ty, Twój kierownik, Twój handlowiec, każdy z was widzi swoje 5. I każdy podejmuje lokalne decyzje, które w sumie dają wynik gorszy niż powinien być.

To nie jest wina ludzi. To jest sufit kognitywny. Istnieje od zawsze.

Dziś każda firma jest bardziej złożona niż 20 lat temu. Więcej klientów, więcej wymagań, więcej przepisów, więcej zmiennych. A sufit się nie podniósł. Nadal jest to od 4 do 7 zmiennych.

Nie potrzebujesz lepszego mózgu. Potrzebujesz narzędzia

Kartka papieru podnosi sufit. Serio. Wypisz 16 zmiennych i nagle nie musisz ich trzymać w głowie. Zaczynasz widzieć połączenia, których wcześniej nie widziałeś.

Excel podnosi go jeszcze wyżej. Formuły robią za Ciebie obliczenia, porównania, scenariusze “co jeśli”.

Ale jest coś, czego Excel nie robi. Nie mówi Ci co ZROBIĆ. Nie mówi czy przyspieszenie tego zamówienia jest warte opóźnienia dwóch innych. Nie mówi ile naprawdę kosztuje Cię klient, którego boisz się stracić.

Excel pokazuje co BYŁO. Nie mówi co ROBIĆ.

Jest coś, co robi ten krok dalej. I to nie jest kolejny dashboard ani raport. To jest zupełnie inna warstwa.

Jest dziedzina, która zajmuje się dokładnie tym

Ma nazwę. Decision Intelligence. W Polsce prawie nikt o tym nie mówi. Na świecie Google, Gartner i McKinsey inwestują w nią miliardy. Nie dlatego, że to modne. Dlatego, że rozwiązuje problem, który miał każdy właściciel firmy… od zawsze.

Sufit kognitywny.

Decision Intelligence nie zastępuje Twojego doświadczenia. Nie mówi “wiedziałem lepiej”. Robi jedną prostą rzecz. Bierze zmienne, które masz, i pomaga Ci zobaczyć je RAZEM. Nie 4, które zmieściły się w głowie. Wszystkie.

I nagle “trudno powiedzieć” zamienia się w “widzę co się złożyło i co zmienić”.

Spróbuj jednej rzeczy

Następna decyzja, którą podejmiesz w firmie. Zanim zdecydujesz, wypisz na kartce WSZYSTKIE czynniki, które na nią wpływają. Nie te 4, o których myślisz. Wszystkie. Ile ich jest?

Policz.

Jeśli jest ich więcej niż 7, patrzysz na swój sufit. Reszta Twoich decyzji, te które podejmujesz na przeczuciu, to uproszczenia. Niektóre są dobre. Inne kosztują Cię pieniądze, o których nie wiesz.

To nie jest kwestia inteligencji. To jest kwestia pojemności.

Pytanie brzmi. Co z tym zrobisz.

Jeśli prowadzisz firmę produkcyjną i czujesz że wynik na koniec kwartału mógłby być lepszy, napisz do mnie. Pierwsze 30 minut rozmowy jest bezpłatne.