Arkusz-duch: kto naprawdę zarządza Twoją firmą?

Krzysiek odszedł. Arkusz został.

Dwa lata temu Krzysiek zmienił pracę. Zabrał wiedzę o klientach, o procedurach, o tym jak prowadził swoje sprawy.

Ale zostawił arkusz.

Ten arkusz steruje kluczowym procesem w firmie. Ma 12 zakładek, 300 formuł i 2 makra VBA których nikt inny nie napisał. Codziennie ktoś go otwiera, uzupełnia żółte komórki i zamyka. Nie dotykając nic innego.

Bo działa. Więc po co.

Person-lock

To zjawisko ma nazwę: person-lock.

Jeden człowiek jest jedynym źródłem wiedzy o narzędziu krytycznym dla całej firmy.

Dopóki jest — wszystko gra. Kiedy odchodzi — zostaje arkusz-duch.

Obsługiwany z lękiem. Modyfikowany ostrożnie. Albo wcale.

88% arkuszy zawiera błędy

Badania Raymonda Panko (University of Hawaii) pokazują, że 88% arkuszy kalkulacyjnych w firmach zawiera błędy.

Nie widoczne. Nie głośne. Ciche — aż do audytu. Albo do reklamacji klienta. Albo do kontroli skarbowej.

Arkusze-duchy są na to szczególnie narażone — bo nikt ich nie sprawdza. Bo nikt nie wie jak.

Co z tym zrobić

Robię audyty takich arkuszy.

Efekt:

• Wiesz co ten arkusz robi i skąd bierze dane
• Wiesz gdzie są ryzyka i potencjalne błędy
• Masz dokumentację którą rozumie cały zespół
• Masz listę co można uprościć lub zautomatyzować

Wynik: arkusz który należy do firmy — nie do jednej osoby.

Jeśli masz taki arkusz — napisz do mnie.