Arkusz-duch: kto naprawdę zarządza Twoją firmą?
88% arkuszy Excel w firmach zawiera błędy. Większość dowie się o tym za późno. I prawie każda firma ma arkusz który rozumie tylko jedna osoba.
Krzysiek odszedł. Arkusz został.
Dwa lata temu Krzysiek zmienił pracę. Zabrał wiedzę o klientach, o procedurach, o tym jak prowadził swoje sprawy.
Ale zostawił arkusz.
Ten arkusz steruje kluczowym procesem w firmie. Ma 12 zakładek, 300 formuł i 2 makra VBA których nikt inny nie napisał. Codziennie ktoś go otwiera, uzupełnia żółte komórki i zamyka. Nie dotykając nic innego.
Bo działa. Więc po co.
Person-lock
To zjawisko ma nazwę: person-lock.
Jeden człowiek jest jedynym źródłem wiedzy o narzędziu krytycznym dla całej firmy.
Dopóki jest — wszystko gra. Kiedy odchodzi — zostaje arkusz-duch.
Obsługiwany z lękiem. Modyfikowany ostrożnie. Albo wcale.
88% arkuszy zawiera błędy
Badania Raymonda Panko (University of Hawaii) pokazują, że 88% arkuszy kalkulacyjnych w firmach zawiera błędy.
Nie widoczne. Nie głośne. Ciche — aż do audytu. Albo do reklamacji klienta. Albo do kontroli skarbowej.
Arkusze-duchy są na to szczególnie narażone — bo nikt ich nie sprawdza. Bo nikt nie wie jak.
Co z tym zrobić
Robię audyty takich arkuszy.
Efekt:
- Wiesz co ten arkusz robi i skąd bierze dane
- Wiesz gdzie są ryzyka i potencjalne błędy
- Masz dokumentację którą rozumie cały zespół
- Masz listę co można uprościć lub zautomatyzować
Wynik: arkusz który należy do firmy — nie do jednej osoby.
Jeśli masz taki arkusz — napisz do mnie.
// przeczytaj też
Faktura z KSeF jest poprawna. To nie znaczy, że da się ją przypisać.
KSeF sprawdza, czy faktura jest zgodna ze schematem. Nie sprawdza, czy niesie informację, której potrzebujesz, żeby ją przypisać. To dwie różne rzeczy i różnicę widać dopiero przy księgowaniu.
Czternaście dni biegnie, nawet jeśli nikt nie zajrzał do skrzynki
Pismo w e-Doręczeniach uznaje się za doręczone po czternastu dniach niezależnie od tego, czy ktoś je otworzył. Rozwiązanie nie wymagało napisania ani jednej linijki kodu. Wymagało ustalenia, kto ma uprawnienia.
Magazyn z księgą uzgadnia się raz w roku. Wtedy jest już za późno.
Różnica między ewidencją magazynową a księgą rośnie przez dwanaście miesięcy, a szuka się jej dopiero na dzień bilansowy. Wtedy nikt już nie pamięta, skąd się wzięła, i trzeba ją odtwarzać wstecz.